Wat kan een Automated Attendant voor jouw bedrijf betekenen?

Een Automated Attendant kun je zien als een eenvoudig Interactive Voice Response systeem. De afgelopen jaren heb jij zeker weten ook een \'IVR\' gebruikt. Zodra je een bedrijf belt en meteen een stem krijgt die zegt :"druk 1 voor sales, druk 2 voor support, etc..." weet je dat er een systeem achter zit. Juist, dit is een Automated Attendant. Een vertaling van Automated Attendant naar het Nederlands is een automatische bediende. Een systeem dat automatisch opneemt en hulp bied.

Een AA, zo word het vaak afgekort, kan simpele taken doen. Simpel een doorschakeling maken naar een ander nummer. Het gesprek naar een voicemailbox doorschakelen. Een bericht afspelen zoals de openingstijden of het adres. Naar een submenu laten gaan en weer naar het hoofdmenu. Als je AA\'s tegenkomt is meestal de 0 wel voor hetzelfde ingesteld. Je gaat dan terug naar het vorige of hoofdmenu of je komt meteen uit op een voicemail. Veel Automated Attendants hebben ook een standaard waarde ingesteld van bijvoorbeeld 20 seconden als de gebruiker niet zou intikken of niet kan intikken omdat DTMF niet werkt, wat de AA dan moet doen. In veel gevallen zullen bedrijven de keuze maken tussen of doorschakelen naar een echte telefoniste (klantvriendelijk) of simpel de verbinding verbreken.

Tegenwoordig heeft een AA wel de keuzemogelijkheid om via dagdelen andere routeringen te kiezen. Bijvoorbeeld tijdens en buiten openingstijden. Je kunt dan verschillende keuze mogelijkheden laten horen afhankelijk van de datum en eventueel hoelaat dat het bedrijf gebeld wordt.

Je ziet dan vaak bij een Automated Attendant dat men tijdens openingstijden de klant een keuzemenu voorschoteld. Als het kantoor gesloten is komt er een mededeling met de openingsdagen en -tijden.

Stel dat je een mogelijkheid wilt inbouwen dat bellers hun ordernummer kunnen ingeven om te controleren hoe de status is zul je je moeten wenden tot een IVR. Vaker gebruikt men de 2 termen in 1 zucht. Vraag dus even na wat je wilt of dit kan met hun implementatie van Automated Attendant of Interactive Voice Reponse systeem.

In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Door de integratie van VoIP en telefooncentrales die op een computer draaien kan nu iedereen voor weinig geld dit gebruiken. Zodra bedrijven de voordelen horen van een Auto Attendant of een IVR nemen ze vaak alleen daardoor al een IP telefooncentrale. Je kunt dan de centrale bellen en zo je voicemail berichten te beluisteren of deze zelfs in je e-mail postvak krijgen.



Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.